# メール配信設定
# 機能概要
本画面では、OBPM上から自動配信されるメール通知項目を編集し、メールが配信されるタイミングや配信対象、件名・本文などといった配信時に生成されるメールの雛型を設定することが出来ます。
OBPMのメール配信はシステム固定のメール通知項目ごとに管理します。各通知項目は「通知」または「アラート」とった管理区分を持ち、それぞれ異なるタイミングで動作します。
メール配信の際には、通知項目ごとに固有の条件でメール配信対象となるプロジェクトを検索し、配信対象プロジェクトごとに配信メールを生成します。
作成された配信メールは【自社マスタ設定】から指定されたSMTPサーバーより配信されます。
図1 メール配信の概要
重要 SMTPサーバーへの通信について
メール配信処理では、配信メールデータのやりとりのために データベースサーバー～SMTPサーバー間の通信 が発生します。メール配信処理の利用には、上記サーバー間の通信が必要であることにご注意ください。
重要使用できるメールアドレスの形式について
OBPMではRFC 5322のaddr-spec形式のメールアドレスをサポートしております。
Ex) sample@example.com, test@example.co.jp
また、OBPMではquoted-string形式のメールアドレスは使用することが出来ません。
Ex) ”sample E-mail”@example.com, ”sample@（test）”@example.co.jp
# 利用可能なメール種別
メール通知項目は「アラートメール」、「通知メール」の2種の配信区分、および「ドメイン」、「プロジェクト」、「システム」の3種の管理区分で大別されます。
表1-1 配信区分一覧
| 配信区分名 | 概要 |
|---|---|
| 通知 | プロジェクト情報に変更があった際に、【メール配信設定】で指定したメール送信対象者にメールを即時送信します。 （例：プロジェクトの承認・決裁時に、そのプロジェクトのPM・PLに通知メールを配信する） |
| アラート | 【メール配信設定】指定されたタイミングで各プロジェクトを監視し、メール通知項目によって個別に設定されている条件を満たしたプロジェクトが存在した場合に、メール送信対象者にメールを送信します。 （例：月末最終営業日に当月検収予定のプロジェクトが未検収だった場合、該当するプロジェクトのPM・PLにアラートメールを送信する） |
表1-2 管理区分一覧
| 管理区分名 | 概要 |
|---|---|
| ドメイン | ドメイン単位で管理するメール通知項目です。 |
| プロジェクト | プロジェクト単位で管理するメール通知項目です。 |
| システム | システム全体で共通管理するメール通知項目です。 |
注意 管理区分「システム」の配信対象プロジェクトについて
管理区分「システム」のメール通知項目は、各ドメインの【各種マスタ設定】にて、[メール送信対象]チェックがONに設定されているプロジェクトをメール配信対象として検索します。
[メール送信対象]チェックがOFFに設定されていた場合、その他の条件を満たしていてもメールは配信されないことにご注意ください。
表1-3 メール通知項目一覧
| 通知項目名 | 配信区分 | 管理区分 | 概要 |
|---|---|---|---|
| 承認依頼 | 通知 | ドメイン | 【プロジェクト登録】または【プロジェクト承認・変更履歴】画面にて、プロジェクト情報の変更が申請・承認された際に、承認経路上の次の承認者・PM・PLなどにメールを配信します。 （申請者・承認者が承認経路中の最終承認者だった場合、[決裁通知]の通知項目が使用され、こちらは使用されません） |
| 決裁通知 | 通知 | ドメイン | 【プロジェクト登録】または【プロジェクト承認・変更履歴】画面にて、プロジェクト情報の変更が決裁・差戻された際に、承認申請者・PM・PLなどにメールを配信します。 |
| 質問回答依頼 | 通知 | プロジェクト | 【質問・回答登録】画面にて、[質問]が登録・更新された際に、質問回答希望者などにメールを送信します。 （[回答]が記入済みの場合、[質問回答通知]が使用されこちらは使用されません） |
| 質問回答通知 | 通知 | プロジェクト | 【質問・回答登録】画面にて、[回答]が登録・更新された際に、質問者・PM・PLなどにメールを送信します。 |
| 月次進捗報告未登録 | アラート | ドメイン | 【メール配信設定】で設定したタイミングで、【プロジェクト登録】で[月次報告対象]となっているプロジェクトに対し、検索を行います。 当月の[月次進捗報告]が未登録となっているプロジェクトが存在した場合、対象プロジェクトの所属部門長・PM・PLなどに、アラートメールを送信します。 |
| 進捗報告未登録 | アラート | ドメイン | 【メール配信設定】で設定したタイミングで、【プロジェクト登録】で[プロジェクト状況報告対象]となっているプロジェクトに対し検索を行います。 【ドメインマスタ設定】の【各種マスタ設定】で設定した進捗報告周期内で進捗報告がされていないプロジェクトが存在した場合、対象プロジェクトの所属部門長・PM・PLなどに、アラートメールを送信します。 |
| 障害登録通知 | 通知 | プロジェクト | 【障害登録】画面にて、[障害]を登録した際に、PLなどにメールを送信します。 |
| 障害対応依頼 | 通知 | プロジェクト | 【障害登録】画面にて、[障害]を認定した、または確認区分を再対応にした際に、対応希望者などにメールを送信します。 |
| 障害対応通知 | 通知 | プロジェクト | 【障害登録】画面にて、[障害]に対応した際に、認定者などにメールを送信します。 |
| 障害確認通知 | 通知 | プロジェクト | 【障害登録】画面にて、[障害]を確認して完了とした際に、報告者などにメールを送信します。 |
| 課題登録通知 | 通知 | プロジェクト | 【課題登録】画面にて、[課題]を登録した際に、対応者・PLなどにメールを送信します。 |
| 課題対応通知 | 通知 | プロジェクト | 【課題登録】画面にて、[課題]を対応した際に、登録者・PLなどにメールを送信します。 |
| 課題完了通知 | 通知 | プロジェクト | 【課題登録】画面にて、[課題]を完了した際に、登録者・PLなどにメールを送信します。 |
| 問合せ通知（顧客が更新時） | 通知 | プロジェクト | 【問合せ登録】画面にて、顧客が[問合せ]を対応した際に、宛先・CCなどにメールを送信します。 |
| 問合せ通知（自社・委託先が更新時） | 通知 | プロジェクト | 【問合せ登録】画面にて、自社又は委託先が[問合せ]を対応した際に、宛先・CCなどにメールを送信します。 |
| 未検収 | アラート | システム | 【メール配信設定】で設定したタイミングで、各プロジェクトの検収、および [一括委託契約]検収に対し検索を行います。 検収予定日に当月の日付が入力されており、かつ検収日が未入力である検収が存在した場合。対象プロジェクトの所属部門長・PM・PLなどに、アラートメールを送信します。 |
| 未完了 | アラート | システム | 【メール配信設定】で設定したタイミングで、保証期間を含めた全検収が完了しているが、まだ[プロジェクト状況]が「完了」となっていない（[プロジェクト状況]が「先行着手、受注」）プロジェクトを検索します。 該当するプロジェクトが存在した場合、プロジェクトの所属部門長・PM・PLなどに、アラートメールを送信します。 |
| 要注意 | アラート | システム | 【メール配信設定】で設定したタイミングで、【自社マスタ設定】[要注意プロジェクト情報]タブにて設定されている条件と一致し、かつ[プロジェクト状況]が「先行着手、受注」であるプロジェクトを検索します。 該当するプロジェクトが存在した場合、プロジェクトの所属部門長・PM・PLなどに、アラートメールを送信します。 ※なお、[進捗報告未登録]の配信設定を行い【自社マスタ設定】[要注意プロジェクト情報]タブにて[進捗報告]を設定している場合、ニ重にメールが配信される場合があります。 |
| 締条件不備データあり（委託契約） | アラート | システム | ※1参照 |
| 締条件不備データあり（プロジェクト入力） | アラート | システム | ※1参照 |
| 締条件不備データあり（勤怠入力） | アラート | システム | ※1参照 |
| 締条件不備データあり（検収情報） | アラート | システム | ※1参照 |
| 工数委託者の委託先契約登録漏れ | アラート | システム | ※2参照 |
| 工数委託者の委託費計上漏れ | アラート | システム | ※2参照 |
| 一括委託先の委託先契約登録漏れ | アラート | システム | ※2参照 |
| 一括委託先の検収漏れ | アラート | システム | ※2参照 |
| 委託計上後の実績変更 | アラート | システム | ※2参照 |
| 確度プロジェクトへの検収日入力 | アラート | システム | ※2参照 |
| 当月検収プロジェクトの完了漏れ | アラート | システム | ※2参照 |
| プロジェクト別採算登録の初回更新漏れ | アラート | システム | ※2参照 |
| 一括委託先の進捗率入力完了漏れ | アラート | システム | ※2参照 |
| 未承認プロジェクトへの工数入力 | アラート | システム | ※2参照 |
| 未承認プロジェクト | アラート | システム | ※2参照 |
| 入力禁止日以降の工数・経費入力 | アラート | システム | ※2参照 |
| 勤務実績入力完了漏れ | アラート | システム | ※2参照 |
| 工数入力完了／承認漏れ | アラート | システム | ※2参照 |
| 勤怠と工数が不一致 | アラート | システム | ※2参照 |
| 工数の小数桁数誤り | アラート | システム | ※2参照 |
| 検収日未入力（先行着手以降） | アラート | システム | ※2参照 |
| 先行着手で当月検収（一括・分割検収） | アラート | システム | ※2参照 |
| 先行着手で当月売上（毎月検収） | アラート | システム | ※2参照 |
| 先行着手で当月原価（毎月検収） | アラート | システム | ※2参照 |
| プロジェクト期間前原価計上（毎月検収） | アラート | システム | ※2参照 |
| 社内委託の契約不正 | アラート | システム | ※2参照 |
| 検収情報未設定（一括・分割検収） | アラート | システム | ※2参照 |
| 契約金額不一致 | アラート | システム | ※2参照 |
# ※1
【メール配信設定】で設定したタイミングで、【自社マスタ設定】[締処理時チェック]タブのメール通知タイプに設定されている条件と一致するプロジェクトを検索します。
該当するプロジェクトが存在した場合、プロジェクトの所属部門長・PM・PLなどにアラートメールを送信します。
また、【月次締処理指示】の[メール送信]ボタンをクリックすると該当プロジェクトに通知メールを送信します。
# ※2
システム【メール配信設定】で設定したタイミングで、【自社マスタ設定】[締処理時チェック]タブにあるチェック項目に設定されている条件と一致するプロジェクトを検索します。
該当するプロジェクトが存在した場合、プロジェクトの所属部門長・PM・PLなどにアラートメールを送信します。
また、【月次締処理指示】の[メール送信]ボタンをクリックすると該当プロジェクトに通知メールを送信します。
# 画面説明
# 【メール配信設定】
遷移方法：
【メインメニュー】メール配信設定⇒【メール配信設定】
【メインメニュー】ドメインマスタ設定⇒【ドメインマスタ設定】ドメインコード⇒【ドメインマスタ設定】メール配信設定⇒【メール配信設定】
【プロジェクトメニュー】メール配信設定⇒【メール配信設定】
| 項目名 | 方法 | 属性 | 桁数 | 必須 | 概要 |
|---|---|---|---|---|---|
| 通知項目 | クリック | - | - | - | 設定（参照）可能な通知項目が表示されます。クリックすることで、メール配信設定の詳細を表示します。 |
| 通知種別 | 表示 | - | - | - | 通知種別が表示されます。 通知種別には[通知]と[アラート]が存在します。 |
| 管理区分 | 表示 | - | - | - | 管理区分が表示されます。 管理区分には[システム]、[ドメイン]、[プロジェクト]が存在します。 |
| 使用 | 表示 | - | - | - | 通知項目が使用される設定になっているかどうかが表示されます。 |
| 通知項目 | 表示 | - | - | - | メール配信設定一覧にて選択中の通知項目名が表示されます。 |
| 通知内容 | 表示 | - | - | - | 通知項目の内容説明が表示されます。 マウスカーソルを合わせるとポップアップで表示されます。 |
| 使用する | 選択 | - | - | × | 選択中のメール通知項目を使用するかどうかを選択する項目です。 メール配信処理は、[使用する]チェックボックスがチェック状態、かつ通知項目ごとに設定された配信条件を満たした場合に実行されます。 |
| 通知種別 | 表示 | - | - | - | 選択中の通知項目の通知種別を表示します。 通知項目には[通知]と[アラート]が存在し、通知項目ごとに固定で設定されています。 |
| 通知タイミング | 選択 | - | - | 〇 | [通知種別]が[アラート]に設定されている場合に選択可能です。 通知項目のメール配信時期を「月初」「月末」「週次」「日次」「即時」「締時」「締日前」「締日後」より選択します。 |
| 通知設定前後日数：第一営業日 | 入力 | 数値のみ | 2 | 〇 | 配信時期が「月初」に設定されている場合に入力可能です。 入力することで、配信対象のメールが第一営業日から何営業日前、もしくは何営業日後に配信されるか、タイミングの調整ができます。 ※入力は10営業日前から10営業日後までとなっています。 |
| 通知設定前後日数：最終営業日 | 入力 | 数値のみ | 2 | 〇 | 配信時期が「月末」に設定されている場合に入力可能です。 入力することで、配信対象のメールが最終営業日から何営業日前、もしくは何営業日後に配信されるか、タイミングの調整ができます。 ※入力は10営業日前から10営業日後までとなっています。 |
| 通知種別：仮締を含む | 選択 | - | - | - | 配信時期が「締時」に設定されている場合に選択可能です。 「仮締を含む」チェックボックスがチェック状態の場合、本締処理時のタイミングだけでなく、仮締処理時のタイミングでも対象のメールが配信されます。 |
| 通知設定前後日数：締日 | 入力 | 数値のみ | 2 | 〇 | 配信時期が「締日前」に設定されている場合に入力可能です。 入力することで、配信対象のメールが締日から何営業日前、もしくは何営業日後に配信されるか、タイミングの調整ができます。 ※入力は10営業日前から10営業日後までとなっています。 |
| 通知設定前後日数：締日翌日 | 入力 | 数値のみ | 2 | 〇 | 配信時期が「締日後」に設定されている場合に入力可能です。 入力することで、配信対象のメールが締日翌日から何営業日前、もしくは何営業日後に配信されるか、タイミングの調整ができます。 ※入力は10営業日前から10営業日後までとなっています。 |
| 繰返（本締まで） | 選択 | - | - | × | 配信時期が「月初」または「月末」または「締日前」または「締日後」に設定されている場合に選択可能です。 「繰返（本締まで）」チェックボックスがチェック状態の場合、同画面にて調整された「月初」もしくは「月末」もしくは「締日前」もしくは「締日後」のタイミングでメールを配信した後も、本締処理がされるまでの間、営業日ごとに配信されます。 |
| 宛先 | 選択 | - | - | × | ※3リンククリック時に表示される「メールグループ」より、メール送信時に[宛先]、[CC]、[BCC]として使用されるグループを選択します。 テキストボックス入力により、送信対象のE-Mailアドレスを直接指定することも可能です。 |
| CC | 選択 | - | - | × | ※3参照 |
| BCC | 選択 | - | - | × | ※3参照 |
| 件名 | 入力 | 全て | 100 | × | 配信メールの件名を設定します。 [件名]内では配信項目ごとに設定された「キーワード」が使用可能です。 |
| 本文 | 入力 | 全て | 4000 | × | 配信メールの本文を設定します。 [本文]内では配信項目ごとに設定された「キーワード」が使用可能です。 |
| 更新 | クリック | - | - | - | 『共通操作』ドキュメントを参照してください。 |
| キャンセル | クリック | - | - | - | 『共通操作』ドキュメントを参照してください。 |
重要各画面で設定（参照）可能な管理区分について
どの画面から【メール配信設定】画面に遷移したかにより、設定（参照）可能な管理区分は異なります。
- メインメニューの【メール配信設定】では、管理区分「システム」の通知項目を設定（参照）可能です
- ドメインの【メール配信設定】では、管理区分「ドメイン」の通知項目に加え、管理区分「プロジェクト」の通知項目についても設定（参照）可能です。
ドメインの【メール配信設定】の管理区分が「プロジェクト」である通知項目は、プロジェクトの新規作成時にテンプレートとして利用されます。メール配信機能から直接利用されることはありません - プロジェクトメニューの【メール配信設定】では、管理区分「プロジェクト」の通知項目を設定（参照）可能です
重要配信メールに使用される差出人E-MAILアドレスについて
OBPMのメール配信機能では、配信メールの差出人E-MAILアドレスとして管理者アカウント（Admin）のE-MAILアドレスを使用します。管理者アカウントのE-MAILアドレスが未設定だった場合、メールは配信できませんのでご注意ください。
重要「メールグループ」および「キーワード」について
[宛先]、[CC]、[BCC]リンクラベルから選択可能な「メールブループ」、および[件名]、[本文]にて指定可能な「キーワード」は、メール配信時にメール配信の対象となったプロジェクトごとに適切な値に読み替えられます。
[宛先]にメールグループ「PL」が、本文内でキーワード[＠PL]が指定されていた場合。
メールグループ「PL」は送信対象となったプロジェクトのPLアカウントのE-MAILアドレスに、[＠PL]はPLアカウントの名前に読み替えられます。
なお、使用可能な「メールグループ」および「キーワード」は通知項目ごとに異なります。
選択中の通知項目で使用可能な「キーワード」の一覧は、[件名]、[本文]欄の右クリックから確認可能です。
参考メールグループ「承認者」、「次の承認者」、「本来承認者」について
通知項目「承認依頼、決裁通知」にて選択可能なメールグループ「承認者」、「次の承認者」、「本来承認者」は、それぞれ以下のようなアカウントを対象とします。
承認者
プロジェクト情報の変更などで承認が行われた際に、プロジェクトを承認した承認者本人 にメールを配信するためのメールグループです。
上記の例でPM「田中 俊介」が承認を行った時のメール配信では、PM「田中 俊介」が「承認者」となります次の承認者
プロジェクト情報の変更などで承認が行われた際に、承認経路上の次の承認者 にメールを配信するためのメールグループです。
上記の例でPM「田中 俊介」が承認を行った時のメール配信では、部門長「下平 歩」が「次の承認者」となります本来承認者
プロジェクト情報の変更などで上位承認が行われた際に、承認をスキップされた承認者 にメールを配信するためのメールグループです。
上記の例では、申請者とPMが同一人物であったため、申請と同時にPMとしての承認が行われています。この場合、PM「田中 俊介」に承認をスキップされたPL「雨宮 春治」が「本来承認者」となります。
上位承認に関する詳細は、『プロジェクト承認・変更履歴管理』ドキュメントを参照してください
参考メールの配信タイミングについて
通知種別が「アラート」の場合、メールを配信するタイミングを以下から選択することが出来ます。なお、「締時」以外のメールが配信される日時はAM0:00に【休日カレンダ設定】で営業日（平日）となっている日に配信されます。法定休日・法定外休日にはメールは配信されません。
月初：当月の第1営業日に加算日数（法定休日・法定外休日を含む）を加味した営業日にメールが配信されます。
月末：当月の最終営業日に加算日数（法定休日・法定外休日を含む）を加味した営業日にメールが配信されます。
週次：日曜日を週の頭として数えた最初の営業日にメールが配信されます。
日次：毎営業日にメールが配信されます。
即時：任意のタイミングでメールが配信されます。（「締条件不備データあり」のみで選択できます。月次締処理指示画面からのみメールを配信する場合に選択します）
締時：締処理完了後にメールが配信されます。
締日前：月次締日以前（月次締日を含む）の直近の営業日にメールが配信されます。
締日後：月次締日以降（月次締日は除く）の直近の営業日にメールが配信されます。
注意締処理時チェックメールについて
締処理時チェックのメールには、メール通知タイプごとに送る通知項目（「締条件不備データあり（委託契約）」「締条件不備データあり（プロジェクト入力）」など）と、チェック項目ごとに送る通知項目（「工数委託者の委託先契約登録漏れ」「確度プロジェクトへの検収日入力」など）があります。
両方の通知項目を使用した場合、該当するメール通知タイプ、チェック項目のそれぞれがメールを送信します。そのため、これらに共通するチェック項目でメールが送信された場合、送信先にはメール通知タイプとしてのメールとチェック項目としてのメールの2通が送られてくることになります。
メール通知タイプごとに送信するかチェック項目ごとに送信するかは運用に合わせて設定してください。
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